Datenschutzinformationen für Beschäftigte
Information zum Datenschutz über unsere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten nach §§ 15, 16 und 23 des Gesetzes zum kirchlichen Datenschutz (KDG)
Liebe Beschäftigte,
gemäß den Vorgaben der §§ 15, 16 und 23 des Gesetzes zum kirchlichen Datenschutz (KDG) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Begründung, Durchführung sowie Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses informiert sind, nehmen Sie bitte nachstehende Informationen zur Kenntnis.
1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts
KönzgenHaus_Heimvolkshochschule Gottfried Könzgen KAB/CAJ gemeinnützige GmbH
Annaberg 40 | 45721 Haltern am See
T: +49 (0) 2364 105 0
F: +49 (0) 2364 105 100
E: info(at)koenzgenhaus.de
2. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten
DataFreshup GmbH | Julia Andonie
E: dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de
T: 02159 9259 101
W: www.datafreshup.de
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des Gesetzes zum kirchlichen Datenschutz und den anderen datenschutzrechtlich relevanten Rechtsgrundalgen, soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind. Rechtsgrundlage ist dabei § 53 KDG sowie ggf. § 6 Abs. 1 lit. c) KDG zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.
Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei § 6 Abs. 1 lit. g) KDG. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht im Rahmen rechtlicher Verfahren. Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b) KDG gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation)
Die von Ihnen bereits im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens und Anstellungsverfahrens bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen wir gemäß § 53 KDG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für den Beginn, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben, z. B. im Rahmen der Einsichtnahme Ihres erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses. Der Auftraggeber verpflichtet sich, im Rahmen der Einsichtnahme die Vertraulichkeit zu wahren, und dokumentiert diese im gesetzlich zulässigen Rahmen. Liegt eine rechtskräftige Verurteilung einer Straftat nach § 72a Abs. 1 S. 1 SGB VIII vor, kann kein Vertragsverhältnis entstehen bzw. wird dieses unmittelbar beendet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist dabei § 6 Abs. 1 lit. d KDG.
4. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrem Beschäftigungsverhältnis stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die zur Erfüllung von vertraglichen sowie buchhalterischen und steuerlichen Pflichten (Bankverbindung, Krankenversicherung, Sozialversicherung, Steuerdaten etc.) erforderlich sind.
5. Quellen der Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden.
6. Empfänger der Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des KönzgenHauses ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen (z. B. externe Steuerberater).
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach § 29 KDG verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen des KDG erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Finanz- und Lohnbuchhaltungs- sowie Internetdienstanbieter wie auch Anbieter von Mitarbeitermanagementsystemen und -software. Eine genaue Aufschlüsselung der Auftragsverarbeiter sowie der Unterauftragsverhältnisse kann bei der Datenschutzbeauftragten erfragt werden.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Abwicklung und somit zur Erfüllung des Beschäftigungsvertrages erforderlich ist, uns Ihre Einwilligung vorliegt oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten, z. B. kirchliche Stellen, öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzamt) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sein oder Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung bzw. soweit diese für das Beschäftigungsverhältnis unmittelbar erforderlich ist.
7. Übermittlung in ein Drittland
Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.
8. Dauer der Datenspeicherung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Begründung, Durchführung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus dem Beschäftigungsvertrag ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgeschriebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.
Schließlich richtet sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die z. B. nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.
9. Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 17 KDG, das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Mitteilung nach § 21 KDG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach § 22 KDG.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Diözesandatenschutzbeauftragte der nordrhein-westfälischen (Erz-)Diözesen im Katholischen Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts, Steffen Pau, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund) nach § 48 KDG, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Verantwortlicher verstößt gegen §§ 6, 7 KDG). Bevor Sie diesen Schritt tätigen, bitten wir Sie, Kontakt mit uns (s. Ziffer 1 dieser Datenschutzinformationen) oder unserer Datenschutzbeauftragten (s. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen) aufzunehmen. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach § 8 KDG berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem, Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (sh. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformationen).
Widerspruchsrecht:
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 6 Absatz 1 lit. g) oder f) KDG insbesondere zur Wahrung berechtigter, kirchlicher oder öffentlicher Interessen, haben Sie gemäß § 23 KDG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rechten.
Sie selbst entscheiden über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Sollten Sie daher eine Ihrer oben genannten Rechte gegenüber uns ausüben wollen, können Sie sich gerne per E-Mail an dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder per Post, sowie telefonisch an uns wenden.
Bitte unterstützen Sie uns bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage durch Beantwortung von Fragen unserer zuständigen Mitarbeiter:in hinsichtlich der konkreten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bei berechtigten Zweifeln an Ihrer Identität kann ggf. eine Ausweiskopie von uns verlangt werden.
Für Fragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder unter den in dieser Datenschutzerklärung angeführten sonstigen Kontaktdaten.
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen des Abschlusses eines Beschäftigungsverhältnisses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für den Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses (Arbeitsvertrag) mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten beim Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses bereitstellen, können wir kein wirksames Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen schließen. Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Aufnahme und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
11. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Paragraph 24 insbesondere Absatz 1 und 4 KDG statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren.
Stand: 05/2024