Datenschutzhinweise für Kundinnen und Kunden

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung im Rahmen der Verarbeitung von Kunden- und Interessentendaten

Liebe Kundin, lieber Kunde, liebe Interessentin, lieber Interessent,
gemäß den Vorgaben der §§ 15, 16 und 23 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre im Gesetz verankerten Rechte. Wir möchten Ihnen mit diesen Datenschutzinformationen einen Überblick geben, welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten und in welcher Art diese genutzt werden. Dies richtet sich grundsätzlich nach der angefragten oder vereinbaren Leistung. Um zu gewährleisten, dass Sie in vollem Umfang über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags informiert sind, nehmen Sie bitte die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

KönzgenHaus_Heimvolkshochschule Gottfried Könzgen KAB/CAJ gemeinnützige GmbH
Annaberg 40 | 45721 Haltern am See
T: +49 (0) 2364 105 0
F: +49 (0) 2364 105 100
E: info(at)koenzgenhaus.de

2. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten

DataFreshup GmbH | Julia Andonie
E: dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de
T: 02159 9259 101
W: www.datafreshup.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten („Daten“) im Sinne der Prinzipien der Datenminimierung und der Datenvermeidung gemäß § 7 KDG „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“, d.h., wir erheben Daten nur in dem Maße, in dem es erforderlich ist, uns dies aufgrund anwendbarer rechtlicher Vorgaben erlaubt ist, wir dazu gezwungen sind oder Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

Im Folgenden werden unter den Begriffen „verarbeiten“ und „Verarbeitung“ insbesondere das Erheben, die Speicherung, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung personenbezogener Daten gemäß § 4 Nr. 3 KDG erfasst.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit sie zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß § 6 Abs. 1 lit. c KDG rechtmäßig.

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache), ist diese Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG rechtmäßig. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen werden (s. Ziffer 9 dieser Datenschutzinformation).

Sofern erforderlich und gesetzlich zulässig verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentlichen Vertragszwecke hinaus zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß § 6 Abs. 1 lit. d KDG. Darüber hinaus erfolgt eine Verarbeitung ggf. zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten gemäß § 6 Abs. 1 lit. g KDG. Gegebenenfalls werden wir Sie unter Angabe des berechtigten Interesses gesondert informieren.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Vereins bzw. Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln.

Im Rahmen des berechtigten Interesses der Betroffenen sowie der Wahrung Ihrer lebenswichtigen Interessen werden ggf. Gesundheitsdaten (z.B. Allergien, Unverträglichkeiten) auf freiwilliger Basis erhoben. Weitere Daten können im Rahmen einer Fahrtkostenabrechnung zur Erfüllung vertraglicher sowie buchhalterischer Aufgaben und steuerlicher Pflichten (z.B. Bankverbindung) erforderlich sein. 

5. Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten bzw. die Sie über unsere Website übermitteln. Im Falle der Kontaktaufnahme über die jeweils bereitgestellte E-Mail-Adresse der Website https://könzgenhaus.de bzw. über ein bereitgestelltes Kontaktformular werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert und bis zur Erfüllung des Zwecks verarbeitet. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Im Rahmen Ihrer Anfrage erheben und verarbeiten wir des Weiteren auch bestimmte zusätzliche Daten, die für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Daten aus Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen und uns sowie Daten aus postalischer, elektronischer und telefonischer Kommunikation. Bitte nehmen Sie daher die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung der Website zur Kenntnis.

6. Empfänger der Daten

Innerhalb des KönzgenHauses erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. 

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach § 29 KDG verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des KDG erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Kundenmanagementsystemen und -software. Die von uns eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere das Datengeheimnis des § 5 KDG wahren.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir uns zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet haben, von denen wir Kenntnis erlangen. Information über unsere Kund*innen und Interessierten werden grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Kund*innen und Interessierten eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft oder Datenübertragung befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

• öffentliche/kirchliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
• Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen,
• Empfänger, an die die Weitergabe zur Vertragsbegründung oder -erfüllung bzw. soweit diese für die Maßnahme unmittelbar erforderlich ist.

Falls Sie weiterführende Informationen zu den Unterauftragsverhältnissen der verantwortlichen Stelle im Rahmen dieser Verarbeitung benötigen, kontaktieren Sie bitte die Datenschutzbeauftragte (s. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen). Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln. 

7. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt. 

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: 

• Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
• Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

9. Ihre Rechte 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 17 KDG, das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Mitteilung nach § 21 KDG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach § 22 KDG. 

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Diözesandatenschutzbeauftragte der nordrhein-westfälischen (Erz-)Diözesen im Katholischen Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts, Steffen Pau, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund) nach § 48 KDG, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Verantwortlicher verstößt gegen §§ 6, 7 KDG). Bevor Sie diesen Schritt tätigen, bitten wir Sie, Kontakt mit uns (s. Ziffer 1 dieser Datenschutzinformationen) oder unserer Datenschutzbeauftragten (s. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen) aufzunehmen. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. 

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach § 8 KDG berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem, Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (sh. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformationen).

Widerspruchsrecht:

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 6 Absatz 1 lit. g) oder f) KDG insbesondere zur Wahrung berechtigter, kirchlicher oder öffentlicher Interessen, haben Sie gemäß § 23 KDG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. 

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rechten.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit dieser Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht weiter für diese Zwecke verarbeiten.

Sie können sich gerne per E-Mail an dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder per Post, sowie telefonisch an uns wenden.

Bitte unterstützen Sie uns bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage durch Beantwortung von Fragen unserer zuständigen Mitarbeiter:in hinsichtlich der konkreten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bei berechtigten Zweifeln an Ihrer Identität kann ggf. eine Ausweiskopie von uns verlangt werden.

Für Fragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder unter den in dieser Datenschutzerklärung angeführten sonstigen Kontaktdaten. 

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten 

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung,  durchführung,  erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.  

11. Automatisierte Entscheidungsfindung  

Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß § 24 insbesondere Absatz 1 und 4 KDG statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren.

Stand: 05/2024