Datenschutzhinweise für Teilnehmende

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung im Rahmen von Maßnahmen

Liebe Teilnehmende einer Maßnahme des KönzgenHauses,
gemäß den Vorgaben der §§ 15, 16 und 23 des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte. Wir möchten Ihnen mit diesen Datenschutzinformationen einen Überblick geben, welche Daten wir im Einzelnen verarbeiten und in welcher Art diese genutzt werden. Dies richtet sich grundsätzlich danach, welche Maßnahme (z.B. Veranstaltung, Tagung, (Gremien-)Sitzung) durchgeführt wird oder welche Dienstleistungen beantragt oder vereinbart wurden. Diese Datenschutzinformationen beziehen sich im Wesentlichen auf die Anmeldung, Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung einer Maßnahme, an der die betroffene Person teilnimmt. Es ist daher möglich, dass nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen. Bitte nehmen Sie die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

1. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

KönzgenHaus_Heimvolkshochschule Gottfried Könzgen KAB/CAJ gemeinnützige GmbH
Annaberg 40 | 45721 Haltern am See
T: +49 (0) 2364 105 0
F: +49 (0) 2364 105 100
E: info(at)koenzgenhaus.de

2. Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten

DataFreshup GmbH | Julia Andonie
E: dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de
T: 02159 9259 101
W: www.datafreshup.de

3. Quellen der Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten („Daten“) im Sinne der Prinzipien der Datenminimierung und der Datenvermeidung gemäß § 7 KDG „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“, d.h., wir erheben Daten nur in dem Maße, in dem es erforderlich ist, uns dies aufgrund anwendbarer rechtlicher Vorgaben erlaubt ist, wir dazu gezwungen sind oder Sie eingewilligt haben.

Im Folgenden werden unter den Begriffen „verarbeiten“ und „Verarbeitung“ insbesondere das Erheben, die Speicherung, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung personenbezogener Daten gemäß § 4 Nr. 3 KDG erfasst.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen einer Maßnahme von den Teilnehmenden erhalten, unter anderem zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber oder nach Ihrer Einwilligung.

Im Falle der Kontaktaufnahme über die jeweils bereitgestellte E-Mail-Adresse der Website https://koenzgenhaus.de bzw. über einen bereitgestellten Anmeldeflyer werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert und bis zur Erfüllung des Zwecks verarbeitet. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Im Rahmen Ihrer Anfrage erheben und verarbeiten wir des Weiteren auch bestimmte zusätzliche Daten, die für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Daten aus Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen und uns sowie Daten aus postalischer, elektronischer und telefonischer Kommunikation.

Weiter verarbeiten wir –, soweit es für die Maßnahme zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben, – auch solche personenbezogenen Daten, die wir von verbundenen Vereinen/Unternehmen sowie sonstigen Dritten im Rahmen der Mandate zulässigerweise erhalten haben.

Personenbezogene Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Behörden, Internet) verarbeiten wir nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, etwa weil dies für die Erbringung unserer Leistungen notwendig ist oder Sie eingewilligt haben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen des Gesetz zum Kirchlichen Datenschutz (KDG).

4.1 aufgrund gesetzlicher Vorgaben (§ 6 Absatz 1 lit. d) KDG) oder im kirchlichen oder öffentlichen Interesse (§ 6 Absatz 1 lit. f) KDG)

Wir unterliegen als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Steuergesetze, Sozialgesetzgebung) oder Förderrichtlinien verschiedener Fördergeber. Des Weiteren unterliegen wir als Unternehmen Regelungen, die die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken im Unternehmen regeln.

4.2 zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (§ 6 Absatz 1 lit. c) KDG)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt im Rahmen der Maßnahme zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen (z. B. Beherbergung, Tagung, Maßnahmen wie Freizeiten) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung sind in erster Linie die Anmeldung, Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung einer Maßnahme sowie die konkrete Buchung, die Verpflegung und die Abrechnung im Rahmen der betreffenden Maßnahme.

4.3 im Rahmen der Interessenabwägung (§ 6 Absatz 1 lit. g) KDG)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs der Website werden Nutzungsdaten der Website-Benutzer erhoben.
Es erfolgen Maßnahmen zur betrieblichen Organisation (z.B. zur genauen Planung der Verpflegungsleistungen für die Teilnehmenden).
Es erfolgen Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen.

4.4 aufgrund Ihrer Einwilligung (§ 6 Absatz 1 lit. b) KDG)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten im Unternehmen und an Dritte zur Erfüllung von (vor-) vertraglichen Leistungen im Rahmen der Maßnahme, Aufnahmen im Rahmen von Maßnahmen, Newsletter-Versand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit gemäß § 23 KDG widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

4.5 Einwilligung zur Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten (hier: Gesundheitsdaten) (§ 11 Absatz 2 lit. a) KDG)

Im Rahmen von Tagesveranstaltungen oder auch längeren Veranstaltungen kann es notwendig werden, im Voraus gewisse Gesundheitsdaten zu erfassen. Diese Erfassung dient Ihrem bzw. dem persönlichen Schutz Ihrer Kinder (je nach Veranstaltung) und soll u.a. im Falle der Gefahr für Leib und Leben auch an berechtigte Dritte (z. B. Ärzte) in Ihrem Interesse weitergegeben werden. Wir weisen darauf hin, dass es sich bei der Angabe dieser Daten (z. B. Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien) um die Verarbeitung von Gesundheitsdaten gem. § 11 KDG handelt. Da dies nur mit Ihrer Einwilligung gem. § 11 Abs. 2 lit. a KDG zulässig ist bitten wir Sie diese nur im Falle einer Einwilligung die Daten in das entsprechende Formular einzutragen.

5. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer Maßnahme stehen.

Kontaktdaten (Name, E-Mail, Adresse, E-Mail-Adresse)
Funktion im Unternehmen (Optional)
Unternehmensdaten (Optional)
Geburtsdatum
Mitgliedschaft KAB oder Gewerkschaft
Ausbildungstand/Studium
Haupt-/Ehrenamtlichkeit

Es kann im Rahmen der Anmeldung und Durchführung der Maßnahme zu einer Verarbeitung von besonders Schützenswerten personenbezogenen Daten gem. § 11 KDG hier: Gesundheitsdaten (z.B. Allergien (Optional), Unverträglichkeiten (Optional), Corona Impf- oder Serostatus (Optional)) oder biometrische Daten (Foto-, Video-, Tonaufnahmen) kommen.

Weitere Daten können zur Erfüllung von vertraglichen sowie buchhalterischen Aufgaben und steuerlichen Pflichten (z.B. Bankverbindung) erforderlich sein.

6. Empfänger der Daten

Innerhalb des KönzgenHauses erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere das Datengeheimnis und die Vertraulichkeitsverpflichtung des § 5 KDG wahren. Hierbei handelt es sich um Unternehmen in den Kategorien: IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen oder Telekommunikation.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des KönzgenHauses ist zunächst zu beachten, dass wir uns zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet haben, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen über unsere Teilnehmenden werden grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, die Teilnehmenden eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft oder Datenübertragung befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

öffentliche/kirchliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Zuschussgeber, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung,
Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen.

Falls Sie weiterführende Informationen zu den Unterauftragsverhältnissen der Verantwortlichen Stelle im Rahmen dieser Verarbeitung haben, kontaktieren Sie bitte die Datenschutzbeauftragte (s. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen). Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben bzw. für die Sie uns gemäß Vereinbarung oder Einwilligung befreit haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung befugt sind, personenbezogene Daten zu übermitteln. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Vereine und Unterlagen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 4 dieses Datenschutzinformationsblatts dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

7. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

8. Dauer der Datenspeicherung

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, die sich z.B. ergeben können aus: Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

9. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach § 17 KDG, das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Mitteilung nach § 21 KDG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach § 22 KDG.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Diözesandatenschutzbeauftragte der nordrhein-westfälischen (Erz-)Diözesen im Katholischen Datenschutzzentrum – Körperschaft des öffentlichen Rechts, Steffen Pau, Brackeler Hellweg 144, 44309 Dortmund) nach § 48 KDG, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Verantwortlicher verstößt gegen §§ 6, 7 KDG). Bevor Sie diesen Schritt tätigen, bitten wir Sie, Kontakt mit uns (s. Ziffer 1 dieser Datenschutzinformationen) oder unserer Datenschutzbeauftragten (s. Ziffer 2 dieser Datenschutzinformationen) aufzunehmen. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach § 8 KDG berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem, Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (sh. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformationen).

Widerspruchsrecht:

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach § 6 Absatz 1 lit. g) oder f) KDG insbesondere zur Wahrung berechtigter, kirchlicher oder öffentlicher Interessen, haben Sie gemäß § 23 KDG das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen.

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Ausübung oder Verteidigung von Rechten.

Sie selbst entscheiden über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Sollten Sie daher eine Ihrer oben genannten Rechte gegenüber uns ausüben wollen, können Sie sich gerne per E-Mail an dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder per Post, sowie telefonisch an uns wenden.

Bitte unterstützen Sie uns bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage durch Beantwortung von Fragen unserer zuständigen Mitarbeiter:in hinsichtlich der konkreten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bei berechtigten Zweifeln an Ihrer Identität kann ggf. eine Ausweiskopie von uns verlangt werden.

Für Fragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter dsb.koenzgenhaus(at)datafreshup.de oder unter den in dieser Datenschutzerklärung angeführten sonstigen Kontaktdaten.

10. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen einer Maßnahme ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihren personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Anmeldung, Vorbereitung, Durchführung, Dokumentation und Abrechnung einer Maßnahme mit uns erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten, z.B. bei Anmeldung zu einer Maßnahme bereitstellen, können wir diese nicht abschließen. Wir empfehlen, nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für die Maßnahme erforderlich sind.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Paragraph 24 insbesondere Absatz 1 und 4 KDG statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren.

Stand: 05/2024